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    如何對律師事務所進行信息化管理

    2014-07-12 13:47:00   來源:www.warmdrum.com   
    信息化管理運用于現代企業中是與現代企業制度的發展以及律師行業的發展緊密相關的,在律師事務所進行信息化管理,會大大提高律師事務所的管理水平和執業水平,進而為律師事務所提高利潤。

      律師事務所的信息化管理旨在通過提高律所的辦案效率、辦公效率以及其他相關行為的效率提高成本與利潤之間的間接或是直接轉化,信息化管理運用于律師服務領域是時代發展的要求,也是日益競爭的行業狀態趨勢,只有打好信息化戰爭并取得優勢,才能獲得服務業的優勝權。

      

      一、對律師 行業發展現狀的分析:

      

      (一)服務范圍、類型及人員

      

      1、律師事務所屬法律服務行,主要提供法律咨詢、法律見證、案件代理等相關法律服務等

      

      2、律師事務所按組織形式主要分為:合伙所、合作所等

      

      3、律師事務所的職員主要有:合伙(合作)律師、聘用律師、律師助理、實習律師、財務人員、行政人員等

      

      (二)服務行業要求:

      

      行業需求:

      

      1、法律業務的國際縱深發展要求律師所的業務拓展必須與社會信息化的發展相協調;

      

      2、社會專業程度的單一化、精深化、復雜化。要求律師事務所提供的服務更加準確性 針對性;

      

      3、客戶的多樣化要求律師事務所必須根據客戶的需求提供專業化的法律服務;

      

      4、國內、國際的社會交往的加強要求律師事務所是一個合作戰斗的團隊。

      

      (三)行業發展解決途徑:

      

      1、案件的信息化全面管理:對案件的分類設置管理、案件的委托人管理、案件的費用管理、案件的基本信息管理、案件的每一個階段的個性管理、相關案件的對比管理、律師在案件過程中的辦案時間預警管理、案件所需證據文檔管理、案件查詢管理、案件發票打印管理、案件檔案歸檔及打印,辦案文書資料的自動生成與統一電子化保存等

      

      2、檔案信息化的管理:根據律師檔案管理的規定,對檔案的管理、擋案的分類管理、檔案的歸檔位置管理、檔案的分類打印管理等檔案的管理等

      

      3、非訴的特殊管理(計時管理):根據律師不同的收費標準設置律師依時間收費的非訴管理,使律師事務所的收費與國際接規。

      

      4、對財務的全面信息化管理:對案件費用收支明細管理、對律師辦案費用收支明細管理、對律師事務所日常費用的全面管理等

      

      5、對管理決策的信息化管理:提供全面的查詢功能使管理層及時的了解律師辦案的數量、質量、速度。根據律師的辦案能力指派律師承辦具體的案件。并提供案件類別的查詢功能、提供案件費用的綜合查詢功能、提供委托人的綜合查詢功能、提供各類檔案的綜合查詢功能、提供財務綜合的查詢功能。使管理層根據準確的查詢綜合分析律師所的財務,業務,事務及律師所將來的發展規劃等

      

      6、信息化辦案系統支持:系統全面支持律師對案件的管理、支持律師辦案所需的法律法規查詢、合同的文檔模版查詢及自動生成、案件材料的集中管理、支持律師對辦案費用的查詢等

      

      7、對委托人(客戶)的管理:全面管理委托人的基本信息。

      

      8、提供司法部門所需的報告文檔

      

      9、根據律師事務所個性化的管理需求,實現律師事務所個性管理功能在軟件上的設置。

      

      10、建立與外部溝通的網站平臺,宣傳自我,發展業務。

      

      二、信息化建設中可能會出現的不利弊病

      

      (一)沒有整體計劃,缺乏基礎設施建設

      

      以廣州為例,2004年的時候,還有很多事務所沒有建局域網,哪個律師需要上網,就自己用電話線撥號上網,條件好些的就申請一個ADSL或ISDN上網,總之是各自顧各自的,所里為了省萬把塊錢,硬是看著律師自個在那里折騰。結果呢,04年到05年,深圳律所大規模的合并和重組,新的辦公環境一個比一個好,軟硬件網絡應有盡有,馬上很多律師都轉到其它所去了,留下的多是些實力不強的新生力量,如何去參與競爭?

      

      其實,建局域網對律師事務所來說很簡單,花費也少,對于一些小所來說,可能就是幾千元的事,但方便了律師和員工,給你帶來的回報可遠不止這些。即使這樣,還是很多所不愿意做,有些做了也是勉勉強強,隨便找個朋友拉幾條錢,結果三天兩頭出問題,上不了網、慢、上網帶來病毒等等,耽誤的都是自己的事。

      

      更令人可惜的是有個所搬進新樓,裝修時竟然沒有規劃做布線工程,結果最終因業務需要還是要聯網,只能采用明線方式布線,嚴重影響了新辦公地點的美觀。還有一個所,面積也超過1000平米,在做布線工程時因找錯了供應商,裝修完時才發現網線質量有問題,最終全部返工重新布線,耗費了大量的精力,最終也還是成了明線。

      

      注:明線是相對于暗線來講的,裝修時如果布線,就可以把線埋在墻里面,外面看不到,稱之為暗線,但如果裝修時忽視了,或者因質量問題返工,就只能把線走在墻外了,明線不僅影響美觀,還容易被異物搞斷,一旦斷開,網線是不能接的,更是增加了維護的難度。

      

      (二)忽視了軟件的主導作用,把硬件放在惡劣第一位

      

      我們知道建公路時,是先規劃好,這條路準備通到哪個城市,主要做什么用的,上面都準許哪些類型的車通過、怎么收費等等,然后才開始建公路。

      

      但律師事務所在進行IT投資時,往往先把電腦買回來,把網聯上,然后再來看能夠基于這些硬件或網絡做些什么,買哪些軟件,而不是說是先想好要實現什么功能,然后再來根據這些需求購買所需的硬件及網絡設備。

      

      實際上,硬件的更新換代都是由軟件催生的,人們想要實現越來越多的功能,所以軟件就越來越復雜,對硬件性能的要求也就越來越高,才導致了CPU速度不斷提高,內存、硬盤的容量等越來越大。

      

      所以,從來都是軟件決定硬件,應用決定投資,這一點上很多人都走入了誤區。

      

      三、信息化管理需要一個科學的管理期,不能一蹴而就  管理上的欠缺,想通過購買專業的管理軟件來幫助自己實現目標,但在實施中又容易犯激進的思想,一上來就想一步到位,產品要選功能最全的,恨不能一下子實現無紙化辦公,所有事務全部通過網絡來完成,卻沒考慮過循循漸進、分階段來實施,結果花了不少錢,產品的很多功能還沒用上。

      

      在此,我們建議事務所在選擇律師管理軟件時,先考慮一下自己最迫切的是要解決什么問題,然后再看哪個版本可以幫助自己解決,再有針對性的購買,等到用起來后,再考慮下一步的升級或更換版本,這樣即可以減少事務所的占用資金,又可以降低投資的風險。

      

      四、必須充分發揮軟件的效能還有人的主觀能動性

      

      這里有兩個層面的解釋,一是很多律師事務所的負責人在遇到別人介紹管理軟件時,都一口回絕說不需要,實際上他認為他只是拒絕掉了一個&ldquo;軟件&rdquo;,而沒有意識到他把&ldquo;管理&rdquo;也拒之門外,因為雖然不敢說一個軟件能夠為其管理上帶來多大的幫助,但至少它也融匯了很多其他所的管理思想,特別是一些大型優秀律師事務所的管理經驗,多少有些借鑒意義。

      

      另一個層面是說有些所在購買了管理軟件后,所里的合伙人很少使用或者通過制度督促本所員工使用,完全放任其自生自滅,沒有安排專門人員來負責實施,也不把工作職責交待清楚,比如誰負責新聞發布、誰負責業務資料的錄入和管理、誰負責案件審核等,僅靠幾個助理或年輕律師的自覺和新鮮感在推動,管理軟件沒有完全融入到業務流程中,反而起不到什么效果。究其原因,就是管理軟件在合伙人眼里,僅僅就是一個&ldquo;軟件&rdquo;,而不是一個與其業務緊密結合、能夠幫助其實現戰略目標的&ldquo;管理工具&rdquo;。其實,再好的東西,如果沒有上級領導主動參與推動,甚至在初期用行政手段強制推行,其效果也會打折扣。這一點,在制造行業推行MRPII和ERP時已經被多次驗證。

      

      五、網站建設必須樹立品牌意識,以建設品牌網站為最終目標

      

      我們都知道,鑒往知來,認識過去才能預測未來,為什么要學習歷史,為什么要考古,這是一個積累的過程,很多事情經歷過,但是你不知道,或者你沒有辦法知道,便是少了這種積累,沒有了參照,你便不知道現在自己處于什么樣的階段,后來還會有怎么的發展,世界將會變成什么樣子。事務所的建設何嘗不是如此呢?

      

      有些事務所成立經營也有很多年了,除了一撥又一撥的律師來了又走,招聘的行政內勤人員走了又換,合伙人的腰包不斷鼓起來之外,實在看不出有什么變化,客戶是律師私人的、業務是律師接的,很多案子做了連檔案都沒留下,不知道自己所都服務過哪些客戶、不知道每一年訴訟、非訴、顧問業務做了多少、也不知道涉及各個行業或領域的有多少,公司、房地產、勞工、婚姻、金融證券等各占多少比重,每年有怎樣的增長?沒有對比,也就難以進行專業方向的分析及定位,專業化更無從談起。這樣的律師事務所完全成了一個集貿市場,有心經營的還賺點名氣,無心打理的差不多就剩下一個殼了,完全不知道將來的命運會是什么。

      

      在一如既往的建設品牌網站的律師事務所中,成功的往往占很大的比例,品牌網站能夠帶來品牌效應,而這是律所網站無形的巨大財產,品牌就是商標,就是不用花錢的廣告,如果一個律師事務所網站成功的塑造了一個品牌,那么它發展的春天也就不遠了!


               

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